Was bringt ein funktionierender BEM-Prozess — und was hat Führung damit zu tun?

Sobald Beschäftigte innerhalb der letzten zwölf Monate länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren. Maßgeblich ist ein rollierender Zeitraum, nicht das Kalenderjahr — es zählt die Summe der Fehltage, sodass auch viele kurze Erkrankungen die Schwelle erreichen können.

Ein BEM ist keine formelle Wirksamkeitsvoraussetzung für eine krankheitsbedingte Kündigung. Fehlt es jedoch, verschiebt sich die Darlegungs- und Beweislast zu Ihren Lasten: Sie müssen dann konkret darlegen, dass auch ein ordnungsgemäßes BEM zu keinem milderen Mittel geführt hätte — etwa eine Anpassung des Arbeitsplatzes oder eine andere Tätigkeit.

Es betrifft zwei verschiedene Seiten. Für Sie als Arbeitgeber ist das Angebot verpflichtend: Sie müssen das BEM aktiv und ordnungsgemäß anbieten. Für die beschäftigte Person ist die Teilnahme freiwillig — sie darf ablehnen, ohne dass ihr ein Nachteil entsteht, und eine Zustimmung jederzeit widerrufen.

Gesundheitsdaten sind besonders geschützt. Erhoben und verarbeitet werden dürfen nur die Daten, die für die gemeinsame Suche nach Lösungen erforderlich sind, und das mit ausdrücklicher, schriftlicher Einwilligung. Die Diagnose gehört ausdrücklich nicht dazu — relevant ist die Leistungseinschränkung, nicht ihre Ursache.

Seit dem Teilhabestärkungsgesetz 2021 dürfen Beschäftigte zum BEM eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuziehen — intern oder extern. Auf dieses Recht müssen Sie bereits in der Einladung ausdrücklich hinweisen. Fehlt der Hinweis, gilt die Einladung als nicht ordnungsgemäß, mit denselben Folgen wie bei einem fehlenden BEM.

Wer innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen krank war — am Stück oder in Summe —, bekommt ein BEM angeboten. Die Einladung nennt Ziel und Ablauf, die Freiwilligkeit, die verwendeten Daten, den möglichen Teilnehmerkreis und das Recht auf eine Vertrauensperson.

Die Teilnahme ist freiwillig. Bleibt eine Antwort aus, folgt nach etwa vier Wochen ein zweites Schreiben mit zweiwöchiger Frist. Bei einem Nein oder nach Fristablauf endet das Verfahren — und die Zählung der Krankheitstage beginnt von neuem.

Jetzt wird die BEM-Akte angelegt, die schriftliche Einwilligung zum Umgang mit den Daten eingeholt und geklärt, worum es geht. Wer mit am Tisch sitzt, entscheidet die beschäftigte Person — nicht der Arbeitgeber.

Hier entsteht der eigentliche Nutzen: andere Aufgaben, weniger Stunden, ein Hilfsmittel, eine Umschulung, eine stufenweise Rückkehr. Vieles davon zahlen Krankenkasse, Rentenversicherung oder Integrationsamt — wenn man fragt.

Ein Plan auf Papier verändert nichts. Jemand muss dranbleiben: nachfragen, ob das Hilfsmittel da ist, ob die Stunden wirklich reduziert wurden, ob das Team die Rückkehr mitträgt — und in festen Abständen gemeinsam bewerten, ob es hilft.

Ein Abschlussgespräch, ein kurzer Vermerk in der Personalakte — ohne Gesundheitsdaten —, die BEM-Akte wird geschlossen und nach den vereinbarten Fristen aufbewahrt. Was in diesem Fall gelernt wurde, gehört anonym in die nächste Runde.

Die bundesweite Umsetzungsstudie fand dort, wo BEM eingeführt wurde, eine Reduktion von Fehlzeiten und einen leistungsgerechteren Einsatz der Betroffenen. Weil die Ausfallkosten je Langzeitfall erheblich sind, werden schon einzelne erfolgreiche Eingliederungen wirtschaftlich spürbar.

Eine erfahrene Fachkraft, die zurückgewonnen statt verloren wird, erspart die vollen Wiederbeschaffungskosten: Rekrutierung, Einarbeitung und Produktivitätsverlust. Im Fachkräftemangel ist das oft der größte einzelne Hebel — die exakte monetäre Bewertung gilt in der Fachliteratur allerdings als labil.

Unternehmen mit hohem Employee Engagement weisen rund 21 % höhere Rentabilität, 17 % höhere Produktivität und 41 % niedrigere Fehlzeiten auf. Diese Zahlen zeigen den Wirkungskanal, belegen aber nicht, dass das BEM diesen Effekt in dieser Höhe auslöst.

Die zusammenfassenden Renditezahlen bündeln alle vorgenannten Effekte, beruhen aber auf Modellannahmen und Best-Practice-Auswahl. Sie eignen sich für die interne Überzeugungsarbeit — als gesicherte Evidenz sollten Sie sie nicht ausgeben.

Evaluationsstudien, Modellrechnungen und Best-Practice-Analysen kommen übereinstimmend zu positiven Wirtschaftlichkeitsbefunden — über Fehlzeiten, Humankapital, vermiedene Prozesskosten und weiche Faktoren.

Eine Cochrane-Übersicht über 14 randomisierte Kontrollstudien mit rund 12.568 Beschäftigten fand keinen signifikant positiven Effekt von Return-to-Work-Koordinationsprogrammen auf die Rückkehr zur Arbeit — weder nach 6 noch nach 12 Monaten.

Gute Führung reduziert Belastung und Erkrankungsrisiko und senkt so die Zahl der Fälle, die überhaupt ins BEM laufen. Hier liegt der größte, metaanalytisch belegte Hebel: Führungsqualität hängt nachweisbar mit der psychischen Gesundheit der Beschäftigten zusammen.

Wo trotz guter Führung längere Ausfälle entstehen, fängt das BEM sie strukturiert auf — mit der Vertrauenskultur aus Stufe 1 als Erfolgsvoraussetzung. Ohne diese Grundlage bleibt das Verfahren formal korrekt, aber wirkungslos.

Die Pflicht nach § 167 Abs. 2 SGB IX gilt für jeden Arbeitgeber — unabhängig von der Betriebsgröße und davon, ob ein Betriebsrat besteht. Sobald jemand innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war, müssen Sie ein BEM anbieten. Schon ab der ersten beschäftigten Person.

Im BEM geht es nicht um die Diagnose, sondern um den Arbeitsplatz — also um die aus der Erkrankung folgende Leistungseinschränkung. Beschäftigte entscheiden selbst, welche Informationen sie teilen. Die richtige Frage lautet nicht „Was haben Sie?“, sondern „Was brauchen Sie, um gut arbeiten zu können?“.

Das Ziel ist das Gegenteil: den Arbeitsplatz erhalten, die Arbeitsunfähigkeit überwinden, erneuter Erkrankung vorbeugen. Eine Kündigung ist kein Ergebnis des BEM — ein gutes BEM macht sie oft überflüssig.

Falsch ist der zweite Teil. Wer früh unterstützt, hält erfahrene Beschäftigte im Unternehmen und spart teure Wiederbesetzungen — und ist im Kündigungsschutzprozess rechtlich abgesichert. Richtig ist: Ein formal vorhandenes BEM wirkt nicht automatisch. Der Nutzen entsteht durch die Ausgestaltung.

Das BEM ist zwar im SGB IX geregelt, gilt aber ausdrücklich für alle Beschäftigten — mit und ohne Behinderung. Entscheidend sind allein die sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb von zwölf Monaten.